電話總機系統選擇很多，除了各種日系、美系的傳統總機廠商品牌，現在還有雲端總機，該怎麼做抉擇？本文將簡單介紹電話總機系統的前世今生，以及在這個後疫情時代，從新創到跨國公司，大家在選擇電話總機系統時，都會考量的重點。
「數位轉型」被喊了這麼多年，它到底是一個企業必經的路程，還是其實只是一個空洞的口號？
不管在哪個行業，大家應該都有發現，現在做生意都要「快速且主動的擁抱改變」。不管是突然爆發的疫情，或是合作夥伴的負面新聞，都可能迫使公司要在短時間內 180 度大轉彎，想辦法找其他的出路。
也許這就是為什麼 IDC 國際數據資訊在 2021 全球數位轉型預測 中觀察到，即使在疫情的衝擊之下，全球企業在數位轉型（DX）的投資卻是大幅增加的，且 2020 到 2023 的直接投資將高達 6.8 兆美元。越是困難的時刻，轉機往往也是越大的，誰能藉此機會數位轉型、強化企業的體質，誰就更能在競爭激烈的環境中脫穎而出。
「數位轉型」從專業顧問量身打造商業模式，到找到適合的工具來強化辦公效率等等，有許多不同的面相，這裡就先來討論企業內部工具的部分。究竟什麼樣的工具可以讓工作事半功倍，並藉此加速企業的數位轉型呢？
雖然現在幾乎所有辦公用的軟體都有雲端版，但其實還是有不少人因為「不想當前面幾個」或是「害怕資安問題」等原因，而無法信任和接受純雲端，也就是放在公有雲上的服務軟體。
但這其實就是害企業停滯不前，無法順利前進數位轉型的迷思啊！
以下列出 9 個雲端服務比傳統封閉式服務（on-premise）更有優勢的地方，希望能讓大家更清楚的明白使用雲端工具的好處：
雲端服務最大的好處之一，就是可以省下硬體設備的費用，將錢用在刀口上。以商用的電話總機系統為例，傳統封閉式的服務需要搭配硬體設備來運作，而設備常常動則數十萬，且因為系統較複雜，還需要另外支付其他的安裝費用等等。
延伸閱讀：
12 個重點，告訴你雲端總機跟傳統總機有什麼不同與一些要綁約的傳統封閉式服務不同，雲端服務通常都是訂閱制的月繳或年繳，不需要被迫預付一兩年的綁約費用。
雲端服務只要有網路就可以登入使用，不像傳統「安裝版」的軟體一定要在那台電腦上用。所以不管是在共同空間上班、辦公室搬家中或遠距辦公，在哪裡都可以無縫接軌，結合行動商務與辦公，不受到任何地點的限制。
就像前面提到的，公司需要「快速且主動的擁抱改變」才能適應這個充滿變化的後疫情時代。公司無論內外的營運都要走快速決策、快速容錯、快速調整的敏捷路線，無法再像幾十年前那樣，耗費數週、數月的時間來做一個決定。
為了順利進行上述提到的敏捷路線，一定要借用雲端服務的力量才行。
傳統封閉式服務靈活性較低，一但有較大的需求改變都可能變成要換掉整套設備，重新導入也會花費較多時間。
相對來說，雲端服務因為擺脫了硬體設備的束縛，導入較快且使用上也比較容易上手。即使不同品牌，由於使用邏輯也都很相似，就算要將視訊會議工具從 Zoom 換到 Webex，重新導入的適應時間也要不了多久。
公司在發展中總會遇到人員異動、擴編或甚至開更多分支據點的需求。然而，若是使用傳統封閉式系統，光是公司在人員擴編時就可能會遇到系統設備擴充上限的問題，更不要說新增據點必須逐一進行添購和安裝等費時又費力的工程。
雲端服務則是恰恰相反，除了隨時可增減使用者數量，也能快速幫新的門市、據點開通使用帳號。組織可以因此變得更有彈性，擴增營運據點的門檻也會大幅降低，使得企業版圖能加速拓展。
這點就是最多人較難接受公有雲系統的主因，直覺它的安全性不夠，有資安危機。但其實公司內網、私有雲也是會被攻擊的啊！不然怎麼會每隔一陣子，就看到勒索病毒的災情呢？
仔細想想，這就像是錢要放在銀行還是家裡保險箱，哪個比較安全呢？
大家在審核雲端系統的安全性時，重點是看他背後是架設在哪種服務上。如果是架設在沒聽過的廠商的機房，那的確是很令人擔心；但如果是架設在像 AWS 亞馬遜雲端運算上，等於就像是擁有世界級保全的銀行一樣，並不容易被病毒或駭客攻破。
所有實體機器設備和安裝光碟都有老舊損壞的一天，而且常常在最需要的時候出問題，讓人措手不及。即使這次修好了，也得隨時擔心下次會不會又突然壞掉。
在這個雲端時代，許多硬體廠商開始終止服務，轉向雲端市場。例如， NEC 在 2024 年四月底宣布退出日本以外市場的 On-Premise UC-PBX 業務，這可能導致企業面臨缺少零件無法維修的困境。
雲端服務擺脫了實體設備的束縛，使用者不必擔心設備老舊問題，公司也能節省大量維修成本和時間。
企業使用的工具五花八門，但是若沒有將這些工具有效率地整合，反而會造成員工浪費時間在跨平台的轉換、或手動整理不同平台的資訊上。舉例來說，不少公司都有在使用 CRM、ERP 或 POS 系統，若是要將兩個封閉式系統進行整合，或是用 CTI 方式硬將封閉式系統與雲端系統整合，結果都是巨額的費用、複雜的流程以及漫長的等待。
相反的，雲端服務的整合往往簡單許多，藉由 API 整合技術，除了能透過同一個平台或介面找到所有的服務，工具之間還能相輔相成，發揮更大效益，最終打造出完整且永續的智慧辦公室。
包含 Microsoft 在內地眾多大型企業，都在前兩年陸續，宣布將在 2030 年實現零值或負值的碳排放，並投資新的減碳和銷碳技術，最大化的減少資源的浪費。但是，並不是只有大公司才有力量做環保。
使用雲端服務取代 on-premise 的當下，你就已經減少了許多硬體器材所造成的垃圾和消耗。如果說使用新科技可以同時做環保，何樂而不為？
綜觀一些最普及的手機 App，無論是 Line、IG、Shopee、Uber、Foodpanda、Google Map 等等，它們的功能雖是各式各樣、但卻都有一個共同點：操作簡單、一用就上手。
早期專業的工具都是艱澀難使用的，它們的使用者行為是針對某些特定專長的人才能懂得邏輯，但現在則是完全相反。如果員工們在生活上早已習慣簡單好上手的工具，企業內部工具難道不該跟進，讓員工在有良好的使用體驗下，能夠將精力專注用在工作，而不是浪費時間去琢磨難懂的操作介面嗎？
雲端工具因為透明度高，使用者可以輕易試用、比較各種競爭品牌，而在這種良性競爭下，像 Microsoft 365、Jira、Salesforce 之類，兼顧專業功能與優良使用者體驗的工具也越來越多。
從 2020 年開始，全世界的公司幾乎多多少少都有體驗到遠距辦公，用 Zoom、Teams或Webex 之類的視訊軟體來開會、辦活動，或是透過 雲端總機，不在辦公室照樣接聽打到公司的電話，員工 遠距也能做電話客服。
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遠距工作的需求大增，促使客服中心加速雲端化而人們的工作型態也正在轉型，從高度重複性的工作，變成更需要創造力與機動性的工作。這樣的轉變直接開啟了「行動辦公」年代，不只是因為疫情而被迫要在家上班，而是在雲端平台的加持下，只要有網路的地方，隨時打開筆電、打開手機就能辦公。
辦公室的定義將不再是一個固定的地址，員工可以選擇在自己認為最有效率的地點辦公，公司也可以廣納來自世界各地的人才。
不管是文書處理、團隊協作、人資管理或對外溝通，將企業內部工具雲端化，就是企業邁向數位轉型的重要一步。不但可以讓員工辦公更容易、更有效率，也能減少硬體設備帶來的花費和浪費。