數位轉型起手式 - 淺談企業內部雲端化的必要性

2021-02-19 | 數位轉型  企業雲端化  遠端辦公  行動辦公

電話總機系統選擇很多,除了各種日系、美系的傳統總機廠商品牌,現在還有雲端總機,該怎麼做抉擇?本文將簡單介紹電話總機系統的前世今生,以及在這個後疫情時代,從新創到跨國公司,大家在選擇電話總機系統時,都會考量的重點。

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「數位轉型」被喊了這麼多年,它到底是一個企業必經的路程,還是其實只是一個空洞的口號?

 

不管在哪個行業,大家應該都有發現,現在做生意都要「快速且主動的擁抱改變」。不管是突然爆發的疫情,或是合作夥伴的負面新聞,都可能迫使公司要在短時間內 180 度大轉彎,想辦法找其他的出路。

 

也許這就是為什麼 IDC 國際數據資訊在 2021 全球數位轉型預測 中觀察到,即使在疫情的衝擊之下,全球企業在數位轉型(DX)的投資卻是大幅增加的,且 2020 到 2023 的直接投資將高達 6.8 兆美元。越是困難的時刻,轉機往往也是越大的,誰能藉此機會數位轉型、強化企業的體質,誰就更能在競爭激烈的環境中脫穎而出。

 

「數位轉型」從專業顧問量身打造商業模式,到找到適合的工具來強化辦公效率等等,有許多不同的面相,這裡就先來討論企業內部工具的部分。究竟什麼樣的工具可以讓工作事半功倍,並藉此加速企業的數位轉型呢?

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    首先,必須要是雲端工具

    數位轉型-企業內部工具雲端化-2

    雖然現在幾乎所有辦公用的軟體都有雲端版,但其實還是有不少人因為「不想當前面幾個」或是「害怕資安問題」等原因,而無法信任和接受純雲端,也就是放在公有雲上的服務軟體。

     

    但這其實就是害企業停滯不前,無法順利前進數位轉型的迷思啊!

     

    以下列出 8 個雲端服務比傳統封閉式服務(on-premise)更有優勢的地方,希望能讓大家更清楚的明白使用雲端工具的好處:

    1. 省下硬體設備的機器和安裝費用

    雲端服務最大的好處之一,就是可以省下硬體設備的費用,將錢用在刀口上。以商用的電話總機系統為例,傳統封閉式的服務需要搭配硬體設備來運作,而設備常常動則數十萬,且因為系統較複雜,還需要另外支付其他的安裝費用等等。

     

    延伸閱讀:

    8 個重點,告訴你雲端總機跟傳統總機有什麼不同

    2. 訂閱制服務自由選擇

    與一些要綁約的傳統封閉式服務不同,雲端服務通常都是訂閱制的月繳或年繳,不需要被迫預付一兩年的綁月費用。

    3. 辦公地點不設限,搬家、遠距也不怕

    雲端服務只要有網路就可以登入使用,不像傳統「安裝版」的軟體一定要在那台電腦上用。所以不管是在共同空間上班、辦公室搬家中或遠距辦公,在哪裡都可以無縫接軌,結合行動商務與辦公,不受到任何地點的限制。

    4. 更利於企業轉變商業模式

    就像前面提到的,公司需要「快速且主動的擁抱改變」,而使用傳統封閉式服務,若有較大的需求改變,可能變成要換掉整套設備,重新導入也會花費較多時間。

     

    相對來說,雲端服務即使不同品牌,使用邏輯都較相似,譬如說要將視訊會議工具從 Zoom 換到 Webex,重新導入的適應時間也要不了多久。

    5. 擴展、人員異動可以更快更方便

    公司在發展中總會遇到人員異動、擴編或甚至開更多分支據點的需求,若是使用傳統封閉式系統,因為系統和設備的複雜性,往往一點點小事都要請 IT 到各據點執行。

     

    而雲端服務在新增、更換或刪除使用者上面,操作都非常簡單,就算沒有 IT 背景的也能直接到後台設定好。

    6. 安全穩定性

    這點就是最多人較難接受公有雲系統的主因,直覺它的安全性不夠,有資安危機。但其實公司內網、私有雲也是會被攻擊的啊!不然怎麼會每隔一陣子,就看到勒索病毒的災情呢?

     

    仔細想想,這就像是錢要放在銀行還是家裡保險箱,哪個比較安全呢?

     

    大家在審核雲端系統的安全性時,重點是看他背後是架設在哪種服務上。如果是架設在沒聽過的廠商的機房,那的確是很令人擔心;但如果是架設在像 AWS 亞馬遜雲端運算上,等於就像是擁有世界級保全的銀行一樣,並不容易被病毒或駭客攻破。

    7. 不用煩惱設備老舊和維修的問題

    所有實體的機器設備、安裝光碟都有被人為損壞、老舊壞掉的一天,而且常常是在你最需要它的時候壞掉,被殺個措手不及。而且就算這次趕緊修好了,也隨時要擔心下次會不會又突然壞掉。

     

    雲端服務既然擺脫了實體設備的束縛,使用者也就不必擔心設備老舊的問題,公司也可省下不少維修的成本和時間。

    8. 無碳環保自動更新

    包含 Microsoft 在內地眾多大型企業,都在前兩年陸續,宣布將在 2030 年實現零值或負值的碳排放,並投資新的減碳和銷碳技術,最大化的減少資源的浪費。但是,並不是只有大公司才有力量做環保。

     

    使用雲端服務取代 on-premise 的當下,你就已經減少了許多硬體器材所造成的垃圾和消耗。如果說使用新科技可以同時做環保,何樂而不為?

    為什麼企業內部工具雲端化,可以有效提升辦公效率?

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    1. 雲端化工具往往一用就上手

    綜觀一些最普及的手機 App,無論是 Line、IG、Shopee、Uber、Foodpanda、Google  Map 等等,它們的功能雖是各式各樣、但卻都有一個共同點:操作簡單、一用就上手

     

    早期專業的工具都是艱澀難使用的,它們的使用者行為是針對某些特定專長的人才能懂得邏輯,但現在則是完全相反。如果員工們在生活上早已習慣簡單好上手的工具,企業內部工具難道不該跟進,讓員工在有良好的使用體驗下,能夠將精力專注用在工作,而不是浪費時間去琢磨難懂的操作介面嗎?

     

    雲端工具因為透明度高,使用者可以輕易試用、比較各種競爭品牌,而在這種良性競爭下,像 Microsoft 365、Jira、Salesforce 之類,兼顧專業功能與優良使用者體驗的工具也越來越多。

    2. 不只遠距、在哪都能辦公

    從 2020 年開始,全世界的公司幾乎多多少少都有體驗到遠距辦公,用 Zoom、Teams或Webex 之類的視訊軟體來開會、辦活動,或是透過 雲端總機,不在辦公室照樣接聽打到公司的電話,員工 遠距也能做電話客服

    延伸閱讀:

    遠距工作的需求大增,促使客服中心加速雲端化

    而這波體驗也連帶激起了「行動辦公」風潮,不只是因為疫情而被迫要在家上班,而是在雲端平台的加持下,只要有網路的地方,隨時打開筆電、打開手機就能辦公。

    結語

    不管是文書處理、團隊協作、人資管理或對外溝通,將企業內部工具雲端化,就是企業邁向數位轉型的重要一步。不但可以讓員工辦公更容易、更有效率,也能減少硬體設備帶來的花費和浪費。