「數位轉型」被喊了這麼多年，它到底是一個企業必經的路程，還是其實只是一個空洞的口號？
不管在哪個行業，大家應該都有發現，現在做生意都要「快速且主動的擁抱改變」。不管是突然爆發的疫情，或是合作夥伴的負面新聞，都可能迫使公司要在短時間內 180 度大轉彎，想辦法找其他的出路。
也許這就是為什麼 IDC 國際數據資訊在 2021 全球數位轉型預測 中觀察到，即使在疫情的衝擊之下，全球企業在數位轉型（DX）的投資卻是大幅增加的，且 2020 到 2023 的直接投資將高達 6.8 兆美元。越是困難的時刻，轉機往往也是越大的，誰能藉此機會數位轉型、強化企業的體質，誰就更能在競爭激烈的環境中脫穎而出。
「數位轉型」從專業顧問量身打造商業模式，到找到適合的工具來強化辦公效率等等，有許多不同的面相，這裡就先來討論企業內部工具的部分。究竟什麼樣的工具可以讓工作事半功倍，並藉此加速企業的數位轉型呢？
首先，必須要是雲端工具
雖然現在幾乎所有辦公用的軟體都有雲端版，但其實還是有不少人因為「不想當前面幾個」或是「害怕資安問題」等原因，而無法信任和接受純雲端，也就是放在公有雲上的服務軟體。
但這其實就是害企業停滯不前，無法順利前進數位轉型的迷思啊！
以下列出 9 個雲端服務比傳統封閉式服務（on-premise）更有優勢的地方，希望能讓大家更清楚的明白使用雲端工具的好處：
1. 省下硬體設備的機器和安裝費用
雲端服務最大的好處之一，就是可以省下硬體設備的費用，將錢用在刀口上。以商用的電話總機系統為例，傳統封閉式的服務需要搭配硬體設備來運作，而設備常常動則數十萬，且因為系統較複雜，還需要另外支付其他的安裝費用等等。
延伸閱讀：
12 個重點，告訴你雲端總機跟傳統總機有什麼不同2. 訂閱制服務自由選擇
與一些要綁約的傳統封閉式服務不同，雲端服務通常都是訂閱制的月繳或年繳，不需要被迫預付一兩年的綁約費用。
3. 辦公地點不設限，搬家、遠距也不怕
雲端服務只要有網路就可以登入使用，不像傳統「安裝版」的軟體一定要在那台電腦上用。所以不管是在共同空間上班、辦公室搬家中或遠距辦公，在哪裡都可以無縫接軌，結合行動商務與辦公，不受到任何地點的限制。
4. 更利於企業轉變商業模式
就像前面提到的，公司需要「快速且主動的擁抱改變」才能適應這個充滿變化的後疫情時代。公司無論內外的營運都要走快速決策、快速容錯、快速調整的敏捷路線，無法再像幾十年前那樣，耗費數週、數月的時間來做一個決定。
為了順利進行上述提到的敏捷路線，一定要借用雲端服務的力量才行。
傳統封閉式服務靈活性較低，一但有較大的需求改變都可能變成要換掉整套設備，重新導入也會花費較多時間。
相對來說，雲端服務因為擺脫了硬體設備的束縛，導入較快且使用上也比較容易上手。即使不同品牌，由於使用邏輯也都很相似，就算要將視訊會議工具從 Zoom 換到 Webex，重新導入的適應時間也要不了多久。
5. 擴展、人員異動可以更快更方便
公司在發展中總會遇到人員異動、擴編或甚至開更多分支據點的需求。然而，若是使用傳統封閉式系統，光是公司在人員擴編時就可能會遇到系統設備擴充上限的問題，更不要說新增據點必須逐一進行添購和安裝等費時又費力的工程。
雲端服務則是恰恰相反，除了隨時可增減使用者數量，也能快速幫新的門市、據點開通使用帳號。組織可以因此變得更有彈性，擴增營運據點的門檻也會大幅降低，使得企業版圖能加速拓展。
6. 安全穩定性
這點就是最多人較難接受公有雲系統的主因，直覺它的安全性不夠，有資安危機。但其實公司內網、私有雲也是會被攻擊的啊！不然怎麼會每隔一陣子，就看到勒索病毒的災情呢？
仔細想想，這就像是錢要放在銀行還是家裡保險箱，哪個比較安全呢？
大家在審核雲端系統的安全性時，重點是看他背後是架設在哪種服務上。如果是架設在沒聽過的廠商的機房，那的確是很令人擔心；但如果是架設在像 AWS 亞馬遜雲端運算上，等於就像是擁有世界級保全的銀行一樣，並不容易被病毒或駭客攻破。
7. 不用煩惱設備老舊和維修的問題
所有實體機器設備和安裝光碟都有老舊損壞的一天，而且常常在最需要的時候出問題，讓人措手不及。即使這次修好了，也得隨時擔心下次會不會又突然壞掉。
在這個雲端時代，許多硬體廠商開始終止服務，轉向雲端市場。例如， NEC 在 2024 年四月底宣布退出日本以外市場的 On-Premise UC-PBX 業務，這可能導致企業面臨缺少零件無法維修的困境。
雲端服務擺脫了實體設備的束縛，使用者不必擔心設備老舊問題，公司也能節省大量維修成本和時間。
8. 雲端整合商機無限
企業使用的工具五花八門，但是若沒有將這些工具有效率地整合，反而會造成員工浪費時間在跨平台的轉換、或手動整理不同平台的資訊上。舉例來說，不少公司都有在使用 CRM、ERP 或 POS 系統，若是要將兩個封閉式系統進行整合，或是用 CTI 方式硬將封閉式系統與雲端系統整合，結果都是巨額的費用、複雜的流程以及漫長的等待。
相反的，雲端服務的整合往往簡單許多，藉由 API 整合技術，除了能透過同一個平台或介面找到所有的服務，工具之間還能相輔相成，發揮更大效益，最終打造出完整且永續的智慧辦公室。
9. 無碳環保自動更新
包含 Microsoft 在內地眾多大型企業，都在前兩年陸續，宣布將在 2030 年實現零值或負值的碳排放，並投資新的減碳和銷碳技術，最大化的減少資源的浪費。但是，並不是只有大公司才有力量做環保。
使用雲端服務取代 on-premise 的當下，你就已經減少了許多硬體器材所造成的垃圾和消耗。如果說使用新科技可以同時做環保，何樂而不為？
為什麼企業內部工具雲端化，可以有效提升辦公效率？
1. 雲端化工具往往一用就上手
綜觀一些最普及的手機 App，無論是 Line、IG、Shopee、Uber、Foodpanda、Google Map 等等，它們的功能雖是各式各樣、但卻都有一個共同點：操作簡單、一用就上手。
早期專業的工具都是艱澀難使用的，它們的使用者行為是針對某些特定專長的人才能懂得邏輯，但現在則是完全相反。如果員工們在生活上早已習慣簡單好上手的工具，企業內部工具難道不該跟進，讓員工在有良好的使用體驗下，能夠將精力專注用在工作，而不是浪費時間去琢磨難懂的操作介面嗎？
雲端工具因為透明度高，使用者可以輕易試用、比較各種競爭品牌，而在這種良性競爭下，像 Microsoft 365、Jira、Salesforce 之類，兼顧專業功能與優良使用者體驗的工具也越來越多。
2. 工作型態已改變，在哪都能辦公
從 2020 年開始，全世界的公司幾乎多多少少都有體驗到遠距辦公，用 Zoom、Teams或Webex 之類的視訊軟體來開會、辦活動，或是透過 雲端總機，不在辦公室照樣接聽打到公司的電話，員工 遠距也能做電話客服。
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遠距工作的需求大增，促使客服中心加速雲端化而人們的工作型態也正在轉型，從高度重複性的工作，變成更需要創造力與機動性的工作。這樣的轉變直接開啟了「行動辦公」年代，不只是因為疫情而被迫要在家上班，而是在雲端平台的加持下，只要有網路的地方，隨時打開筆電、打開手機就能辦公。
辦公室的定義將不再是一個固定的地址，員工可以選擇在自己認為最有效率的地點辦公，公司也可以廣納來自世界各地的人才。
結語
不管是文書處理、團隊協作、人資管理或對外溝通，將企業內部工具雲端化，就是企業邁向數位轉型的重要一步。不但可以讓員工辦公更容易、更有效率，也能減少硬體設備帶來的花費和浪費。
