8 個重點,告訴你雲端總機跟傳統總機有什麼不同 (2020 更新)

2020-08-26 | 雲端總機  VoIP  企業雲端化

用企業最在意的幾項重點,來分析比較雲端總機與傳統總機的差異,像是系統建置成本、辦公室搬家轉移、公司擴編或拓展、使用上的機動性、維護的長期成本等,同時提供幾個選擇雲端總機廠商的注意事項。

雲端總機與傳統總機

由於 雲端總機 在台灣還不普及,大部分的人對這個服務或相關的技術都很陌生,有些人在聽到這是「用網路打電話」後,可能會聯想到過去某些通話品質不好的服務,因而產生質疑、不信任的第一印象。

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其實,由於無線網路科技越來越發達,網路電話的品質不可同日而語,在雲端產業接受度較高的歐美國家,雲端總機早已是各行各業都在使用的服務了。根據國外知名市調公司 Technavio 的報告顯示,由於 COVID-19 疫情的影響,在2024年結束前,雲端總機 (cloud PBX) 營收將加速成長,增長超過 238.9 億美元。

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那麼,為什麼雲端總機在國際間越來越普遍呢?原因很簡單,因為傳統總機系統已無法滿足現代企業的需求了。許多公司在遇到搬家、擴編、總機老舊頻頻故障時,就很明顯地體會到傳統總機的一些問題,而對於正在打拼、人手較少的新創公司來說,也不能被傳統話機綁在固定的辦公桌上。

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    一張圖看懂雲端總機的功能優勢

    雲端總機,又稱作雲端交換機或 Cloud PBX,除了擁有所有傳統總機的電話功能,包含撥接電話、內線互撥免費、公司問候語、來電代接、來電轉接、三方通話等等之外,更增加了雲端特有功能,像是行動分機、多據點管理、節費、數位傳真等服務。

    功能一覽 傳統總機 雲端總機
    交換機功能
    硬體設備 設備+安裝費$$ $0
    桌上話機 自行購買+安裝費$$ 可加購$
    自動總機 需加購$ $0
    語音信箱 需加購$ $0
    外撥控管 含進階設定
    公司代表號
    行動分機
    電腦版PC App
    通訊錄
    後台管理系統
    多據點服務
    節費電話
    通聯記錄
    群組響鈴
    無限擴充
    無痛換區
    設備維護 新零件與維修費$ $0
    自動更新

    除了表格內功能,EVOX 也提供更多客製化服務

    針對 8 個企業常見需求,比較雲端總機與傳統總機

    除了功能的差異外,從一些企業在運作中會遇到的問題,也能輕易看出雲端總機的好處,解決傳統總機無法處理的需求。

    1. 總機系統建置的費用成本

    傳統總機的導入成本較高,一開始就要採購硬體設備、拉電話線、支付安裝費用,且價格都是數十萬起跳,並需要等電信供應商派專人到公司完成安裝,許多業務、客服部門或法務部門常用到的功能,像是三方通話或分機代接等功能,常常都是要另外加購才有的。

     

    雲端總機,顧名思義就是將總機系統架設在雲端,不需要購買實體的總機設備,也不需要支付安裝的技術人員費用,更可以省下話機的錢。導入也很容易,只要在申辦完且系統開通後,下載 App 即可開始使用。

     

    由於雲端總機擺脫了硬體的束縛,即使是在商務中心、共同空間,也能自由地用手機接公司分機電話,對於新創公司或中小企業來說,可以省下可觀的成本,把錢用在刀手上。

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    2. 辦公室搬家怎麼轉移

    處理過辦公室搬家的人就知道,電話總機系統轉移有多麼麻煩。請專人來搬遷總機設備、重拉電話線都要另外付費,而且也不利於安排新辦公室的隔間,在搬家過程中,還會面臨可能漏接重要電話的窘境。

     

    雲端總機由於系統在雲端不在辦公室,辦公地點不再受到限制,遇到辦公室搬家、換地點、或甚至換城市都不用擔心。除了不用負擔搬遷系統的費用,就連在搬家的路上,也能照常與客戶、廠商保持聯絡,讓營運不間斷。

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    3. 公司擴編或新增據點

    使用傳統總機系統,在遇到公司擴編、建立分公司、或拓展新門市的時候,其過程是十分不便的。由於系統複雜且有限制,多半要請廠商派人來機房安裝擴充卡或授權擴充,徒增一筆開銷。更麻煩的是,不少設備有使用數量限制,會遇到根本無法再擴充的問題。

     

    使用雲端總機系統,在遇到公司擴編或人員異動時,可以省下大把的時間、人力還有經費。管理者可以透過線上管理後台,隨時新增或刪除分機,為新進員工配置分機外撥權限。並且雲端系統的優點之一就是很有彈性,不必擔心擴充達上限的問題。

     

    如果公司要拓展分公司、加盟店、或百貨櫃位,總公司也可以在後台建立分公司帳號,後續的設定和管理交給分公司管理者來做。

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    4. 行動力和機動性

    使用傳統總機的公司,員工分機都被綑綁在桌上那台電話,業務外出只能使用自己私人電話或要另外攜帶公務機,公務和私人的聯絡資訊無法分開,每個月還要多花時間報帳通話費,麻煩且容易有爭議。

     

    雲端總機最方便的地方,就是將分機的「機動性」提高,讓不同需求的員工可以選擇適合的裝置使用。在外趴趴走的業務只要安裝 行動分機 App,就能用手機接公司分機電話,不怕漏接重要的電話。

     

    有些人以為行動分機只對公司有利,但其實,對員工來說是有更多好處的。首先,由於通話費直接算在公司帳戶,就不需要再報帳通話費;再來,下班和休假時間可以設定勿擾模式,讓工作更能公私分明。

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    除了手機和行動分機 App,長時間在座位上的客服或內勤人員,很適合選擇 電腦版 App,透過電腦來撥接電話。這樣便不用再添購話機,查詢通聯紀錄和聯絡人資訊也更方便,還可搭配專業無線耳機,免除長時間接電話造成的肩頸職業傷害。

     

    針對還是傾向使用桌上型電話的用戶,也可以選擇 IP電話機

    雲端總機與傳統總機-1

    5. 管理員工分機和各樣總機設定

    傳統總機供應商較少提供使用者可登入的後台,要調整設定都需要透過供應商,使用者無法自行管理,即使有提供後台的也會另外收取高額費用,介面也相對複雜不易使用。

     

    EVOX 雲端總機有提供 線上後台系統,管理者可隨時登入進行設定,使用介面簡單易操作,不需要任何專業技術背景,讓管理者不論是新增或刪除員工資訊、調整外撥權限、設定公司的來電語音選單、或設定來電問候語等等都很容易,也可以瀏覽通聯記錄,讓公司可以輕鬆掌握電話使用狀況。

    6. 安全稳定性

    有不少人存在既定印象,以為雲端的產品比較不安全,並且只有公有雲才要擔心資安的問題。實際上,傳統總機的網路終端設備 (on-premise equipment),常常被駭客和勒索病毒所攻擊。根據行政院資安處在2019年做的統計,台灣公部門每個月遭受的境外網路攻擊高達 3000萬次,讓人忍不住聯想到近年的勒索病毒 ColdLock。

     

    再來,傳統總機的硬體設備容易受到天災人禍的影響,一旦遇到火災、停電或設備損毀等狀況就會全面癱瘓,搶修時間也較長。

     

     

    雲端總機的安全性就像金庫的保全,不同廠商的層級是不一樣的。像 EVOX 雲端總機的系統,就是架設在亞馬遜雲端運算服務 (AWS) 上,擁有世界上最強的資安防護機制,要竊取或損壞資訊,等於要攻破整個 AWS 的防線才有可能。這就好比一個人把錢放在銀行,終究比放在家裡安全一樣。

     

    而當公司遇到停電或火災等狀況時,使用者可以透過手機的 4G/5G 網路,繼續使用行動分機通話,與外界保持聯絡。

    7. 總機故障、老舊的維修成本

    一般傳統總機設備大約5到10年就準備要淘汰了,這期間遇到任何損壞或故障,都需要請供應商派專人來維修。而10年之後,當設備已老舊,部分特殊零件可能已經找不到廠商來替換或維修了。

     

    雲端總機既然不需要安裝硬體設備,同樣也就沒有設備老舊、需要更換零件的問題。使用者可以省下可觀的維護成本,將錢花在更重要的地方。

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    電話總機系統老舊故障,該維修還是該汰換?

    8. 是否持續更新並開發新功能

    傳統總機的廠商在幾年前,曾經試著向客戶推廣封閉式的統一通訊 (Unified Communication),試圖將 PBX 總機系統結合文字通訊、和視訊會議等功能,並仍舊維持封閉的系統。

     

    但使用者卻不買單,而是大量的接納了像是 Zoom、Slack、GoToMeeting 或 MS Teams 等,不需要買斷、可適用在不同裝置的雲端通訊產品。於是乎,傳統總機的廠商們紛紛開始轉型,不再投入資源去發展原來的系統,而是改做雲端相關的產品。

     

    在這種情況下,當然也不會再有公司去更新、優化你手邊傳統總機的設備了。也就是說,不要說增加新功能了,連維修或更新都會漸漸找不到供應商。

     

    雲端總機的系統,一般來說會自行更新和優化。像是 EVOX 每1~2個月就會更新 App 和後台系統,除了修 bug、改善現有功能不足之外,還會根據客戶的需求而新增功能和服務。

    企業電話系統走向雲端,也是數位轉型的一環

    這幾年企業都在瘋數位轉型,辦公作業軟體都升級成雲端版本,工作的方式也比較重視「行動商務」概念,許多公司紛紛導入各種雲端解決方案,希望藉由提供更有彈性的工作環境,進而提高員工的效率和行動力。在這種風潮下,企業對商用的工具或服務有更多要求,當然,公司每天都會用到的電話總機系統也不例外。

     

    操作介面簡單易上手是基本需求,再來,還要能夠像 Office 365、Facebook Business 或 Salesforce 一樣,擁有客製化的功能,滿足不同的使用者需求。除此之外,系統要能持續更新和升級,以利企業迎戰這瞬息萬變的環境。

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    傳統總機曾有他的輝煌年代,在20世紀末協助全世界的企業建立系統化的通話方式,然而科技無法停止腳步,曾經的如日中天也將邁入夕陽。

     

    為了更能滿足企業的需求,雲端總機由此而生,讓電話總機系統雲端化,進一步加速企業的數位轉型。