「內部系統的雲端化也象徵著親子天下數位轉型的決心，不是只是嘴巴上說轉型，而是玩真的。」
by 親子天下營運中心總監 方翊涵
在炎熱的8月，一向以文青為主的松菸突然充滿了小朋友的笑聲，無數的孩子跑在爸媽前面，等不及要來見他們最喜歡的童書偶像，為暑假做一個完美的收尾。這是親子天下慶祝創立15周年所舉辦的閱讀主題互動展覽「OPEN 圖書館」，讓孩子們在盡情玩樂的同時，也能吸收到更多元、豐富、充滿包容性與樂趣性的知識和理念。活動大獲成功，除了為更多家庭收集美好回憶，對於親子天下來說，也是公司轉型的成果發表會。
營運中心行政部總監方翊涵表示，「同仁們無論是在展場執行活動，或在辦公室遠地支援，都能透過公司雲端總機與辦公室、Club 的夥伴們保持聯絡。」
結合品牌商品陳列銷售與空間服務，致力推動親子共享、共玩、共學的親子天下 Club，圖為營運中心行政部總監方翊涵（圖片素材來源： EVOX）
轉型不是拋棄過往，更是延續初衷
創立第一年就遇到了2008年金融海嘯，親子天下似乎一開始就注定走一條充滿挑戰、不平凡的路。隨著教育改革發酵，父母親開始尋求更豐富的教育教養資源，親子天下攜手國內外作家，陸續提供了許多膾炙人口的繪本與童書作品。但沒過多久，社群媒體和網路平台的興盛陸續震盪了整個媒體與出版界，甚至一度開始討論「是不是沒有人要看書了？」
在困難的時刻，親子天下沒有忘卻初衷：要讓台灣家庭繼續保有可信任的管道來獲取國內外最新的教育趨勢，閱讀的需求永遠都在，只是載具需要與時俱進罷了。親子天下一方面維持與童書作家的合作，持續推出優質的繪本與童書之外，另一方面則透過數位訂閱制、故事有聲書 App、Podcast、線上學校和社群媒體等多元數位渠道，將好內容持續提供到父母、教師與孩子面前。
產品的數位化與多元化充滿挑戰，組織內的數位化同樣並非一蹴可幾，負責公司設備和系統的營運中心也身在其中，並與大家一起努力前進著。
數位化好比教育，莫忘員工也需要學習
營運中心行政部總監方翊涵分享，「公司內資深的同仁一開始真的對於數位工具很陌生，但由於我們本身就是一個學習性的組織，公司也很願意投注各種資源去幫助同仁學習新能力，例如：培養記者或編輯學習 Podcast 或 Youtube 創作，或學習社群經營、各種線上直播等，因此公司在推動數位轉型同時，同仁亦能充分感受到自己也正在邁進數位轉型的行列。」
企業數位轉型的成功訣竅之一，就是建立一個靈活、彈性且易於溝通的組織架構，以因應企業發展需求，公司有能力隨時因應需求進行組織微調。然而，回顧過往，當公司遇到需要裝潢和樓層搬遷的時候，就會深感傳統電話總機存在著搬遷不易、電話線侷限辦公室配置等問題。方翊涵有感地說，「我們原本的話務系統，一旦牽扯到座位異動就會需要安排線路的轉換，時效上面為了配合供應商就可能緩不濟急。組織上若要變得彈性，設備也需要跟上才行。」於是，營運中心便開始著手研究 雲端總機 這個可能的解方。
公司展現轉型決心，也重視同仁有家庭照顧需求，更重要的是也要讓工作團隊在組織中能感到安心，並且獲得生活家庭平衡的全力支援。親子天下每年都有女性同仁申請產假或結束育嬰留停復職，所以除了逐年配合組織微調辦公室座位環境，終於在今(2023)年將辦公室改造成現今的混成式、開放式的工作環境。這時雲端總機的支持就更不僅限於上班地點，而是同仁即使在異地工作，也能獲得通訊上的支持。
開放式辦公室在本質上就是鼓勵員工隨時溝通討論、激發創意（圖片素材來源： 親子天下）
組織靈活讓企業轉型更有助力
由於 EVOX 是100%純雲端架構的通訊平台，使用者只要有網路便可照常接聽公司電話。親子天下活動種類繁多，同事常因開會、活動支援等跑來跑去，而員工能用 EVOX 行動分機 隨時與同事、客戶保持聯絡，維持媒體產業一貫的行動力和創意。方翊涵表示，「親子天下身為媒體出版產業，本來就很歡迎同事透過社群媒體來溝通、討論或激發創意，但社群媒體有一個先天限制，就是需要彼此同意後才能開始連絡，但並不是所有的客戶都願意提供自己的 LINE 或 Messenger，也有些同仁仍將社群媒體視為私人社交管道，不一定都願意用它來溝通公事。所以我們決定還是保留電話這個比較直接、積極的溝通管道，但也尊重同仁在工作與私人不同領域的需求。」
方翊涵進一步說明，「在疫情期間，我們有一些通知要透過總機來做一個宣告，但同事其實對於要密集錄製自己的聲音有點害羞，這時候就可以用 EVOX 文字轉語音功能，直接在後台打一打字就可以生成來電招呼語，對我們行政同事來說是個蠻好用的功能。」文字轉語音乍看之下是個小功能，卻可以藉由 No-code 的 線上後台 發揮意想不到的功用，這便是雲端服務所施展的魔法「靈活管理之術」。
好操作、無須編碼的後台才能真正落實靈活管理（圖片素材來源： EVOX）
先建立信任再談創新，數位轉型需要長期合作的夥伴
為了持續使用原先的公司號碼對外聯絡，親子天下在剛導入 EVOX 時，選擇用轉接盒將原本的代表號串聯上雲，以企業的角度來說，這原是直覺、理所當然的作法。然而，親子天下使用 EVOX 一陣子以後，為何決定不再使用轉接盒了？
系統在轉換過程中有過渡期，尤其是剛導入的時候同仁都需要一點時間來適應，而售後服務便是展現一個供應商究竟只是提供產品的賣家，還是能夠長期合作的夥伴。「老實說，剛導入的時候，確實是很擔心這個轉換是否會影響同仁對外部的聯繫，初期也曾有通訊品質不穩定情形，讓我們遭遇到不少關心與壓力。」方翊涵回憶。通訊品質不穩定原因很多，不一定與 EVOX 都相關，Wi-Fi 的設定、無線 IP 話機和轉接盒等都可能會影響通訊品質。
方翊涵說道，「在持續地詢問 EVOX 團隊與請教改善解方過程中，我們發現無論遇到任何問題或困難時，EVOX 的業務、技術與客服團隊都很積極地給予協助，甚至願意針對我們提出的特定問題，積極偕同相關同仁組成專案小組，並召開分析改善說明會議。當我們與合作夥伴之間的信任感建立後，就比較有勇氣做出新的嘗試。」
親子天下的轉型之路其實從未停止，為了因應高速變動的產業和世界，從2014年開始已陸續經歷了2次轉型，但大方向始終是傳遞公司的核心價值：共好、信任、創新和成長心態，而同樣奉「多贏價值觀」為圭臬的 EVOX，希望帶給客戶的不只是雲端通訊服務，而是志同道合、值得信賴的長期合作夥伴。
