公司該用網路電話(VoIP)嗎？為什麼不推薦企業用戶選擇 LINE 或 Skype？

近年來，由於通訊網路技術的發達，催生了許多 網路電話(VoIP) 服務，使用者可以透過網路，用行動裝置或電腦來打電話。網路電話的應用可不少，網路電話軟體 App 也越來越盛行，除了 LINE、Skype 或 WhatsApp 這種最常用的社群通訊軟體之外，還有 雲端總機。那麼，同樣可以透過網路，用 APP 或電腦來打電話，這些服務究竟有什麼不同呢？如果是公司要用網路電話來辦公務，又該如何選擇呢？

其實，不同類型的網路電話適用於不同的使用情境，服務的對象也不一樣，只要釐清公司使用網路電話的目的，就知道該如何做選擇了。

根據公司需求來挑選網路電話

1. 個人工作室或社團經營

如果本身是 SOHO 族或經營個人工作室，希望透過社群呈現個人風格或特色，以台灣來說，像是 LINE 這種普及率最高的社群通訊軟體，是最輕鬆容易的選擇。近年來也有不少宗教團體、投資理財、和旅遊生活等「資訊分享型社團」使用隱私性相對高的 Telegram。

2. 公司內部討論

Skype 或 WhatsApp 除了也可以用來與國外的親朋好友通話之外，也常常被用來當作公司同事間的溝通工具。如果需要更多任務管理、檔案編輯或會議視訊等功能，也有許多專門為公司內部溝通設計的軟體可以挑選，向是 Slack、JANDI、LINE for Business、Skype for Business 或 Microsoft Teams 等等。

3. 企業用戶

如果使用網路電話的目的，是要正式以公司的身分對外進行溝通，像是客戶服務、陌生業務開發、有法律效益的商務洽談等；或是需要有公司專屬的市話號碼，好讓其他人能隨時與公司特定單位取得聯繫，那麼，最好是選擇雲端總機這種專業的企業網路電話系統。

為什麼不推薦企業用戶選擇 LINE 或 Skype

關於這個議題，也許有人會說：「我在公司也會用 LINE 跟廠商講電話啊，怎麼會說企業用戶不適合呢」。的確，由於 LINE 在臺灣十分的普及，大家常常會用來跟熟悉的廠商或合作夥伴聯絡。但仔細想想，能用 LINE 講電話，代表已經是認識且互加好友的人，那如果聯絡對象是之前只有用 email 往來過的廠商，或是在公司網站上消費的客戶呢？

對於那些做電話客服、業務開發、專業或法律顧問，或是其他工作上需要大量使用電話的人來說，一些像是「顯示公司來電號碼」、「回撥功能」、或「通話錄音」之類的企業電話功能是不可或缺的；而以管理者的角度來說，也較難掌握和管理員工用私人通訊軟體溝通的通聯記錄。

綜合上述所說，LINE 或 Skype 比較不適合當作企業正式對外聯絡的工具。

專為企業設計的網路電話系統

市面上標榜「企業專用的網路電話系統」其實不少，常見的名稱有「雲端總機」、「雲端市話」、「網路市話」等，每個廠商提供的服務內容也不盡相同，公司可以依照自身的需求來挑選適合的廠商，看看是否只需要節費，或是同時也需要總機、來電問候語、管理分公司等等，一些比較專業的功能。

以下幾項都是企業在挑選雲端總機時，最常問到的功能，提供給大家參考：

1. 來電顯示公司市話號碼

前面也有提到過，來電顯示公司號碼這個功能，對某些工作的人來說是很重要的，並且必須要顯示公司官方的市話號碼（代表號）。舉例來說，商家發現客戶提供的地址有誤，需要馬上跟客戶連絡確認，這時候如果客人看到打來的不是一般市話號碼，而是不認識的行動電話號碼或 0x0 開頭，很有可能導致客人怕是推銷或詐騙而拒接。

如果公司還沒有申請市話號碼，或是想要體驗雲端市話號碼的優勢，申辦 EVOX 服務就有附送1支雲端市話號碼，並可以支援全台不同區域的區碼。

2. 能否保留原來的公司電話號碼

這個問題是大部分公司在申請雲端總機時，一定會問到的。畢竟，如果要換公司的電話號碼，會被迫面臨像是重印名片、花時間到處告知廠商或合作對象等等，要處理一籮筐的問題。

雲端總機廠商可以透過 特別設計的轉接盒，將使用者原來的電話號碼與雲端服務做串聯，讓使用者不用換號也能使用雲端總機服務。這樣一來，無論原號碼的電信廠商能不能讓使用者直接「攜碼」到雲端總機的電信商，都不會是問題。

3. 電話總機和線上後台功能

這是企業用戶與個人用戶最大的差異之一。公司需要透過總機的功能，將來電引導至對的部門或人員，使來電者可以盡快被服務到；或是在午休和下班時間，引導來電者到語音信箱留言。

總機功能雖然不是什麼新的技術，可以透過這篇了解 電話總機系統的歷史與演進。而 EVOX 雲端總機的特殊之處就是有提供 公司專用的管理中心，公司的主管或管理者可以隨時登入，設定公司的來電應答規則、語音選單、分機外撥權限，或是瀏覽完整的通聯記錄。

4. 行動分機功能

藉由雲端通訊下的新技術，現在接聽公司分機的電話不一定要使用辦公桌上的電話機，而是將 分機行動化，讓手機即是分機，隨時隨地使用手機來接聽或撥打公司電話，並享有所有企業電話的功能，包含撥出和接聽電話、保留、轉接、代接、三方通話、通訊錄和通話紀錄等。

行動分機除了方便之外，也讓員工不再需要提供私人號碼給廠商或客戶，也不用每個月另外報帳公務電話費。通訊錄也有搜尋功能，可以直接輸入關鍵字來搜尋同事的分機號碼。

5. 多據點管理需求

對於正在擴張中，或是已經有多個連鎖店、加盟店、或分公司的企業來說，能夠用一套系統管理所有分支據點，肯定是最方便的。如果公司有這方面的需求，再挑選雲端總機時，就要選擇有 多據點管理功能 的廠商。

EVOX 雲端總機的多據點服務，整合企業所有分支的電話系統，讓總公司除了可以統一處理帳務、集中控管所有分據點的通話狀況之外，也能為分公司指定管理者，讓他們自行運作，在減輕總公司 loading 的同時，給予分公司更多管理權限。