公司該用網路電話(VoIP)嗎?為什麼不推薦企業用戶選擇 Line 或 Skype?

2020-08-20 | 雲端總機  VoIP  企業通訊

公司網路電話選擇

近年來,由於通訊網路技術的發達,催生了許多 網路電話(VoIP) 服務,使用者可以透過網路,用行動裝置或電腦來打電話。網路電話的應用可不少,網路電話軟體 App 也越來越盛行,除了 Line、Skype 或 WhatsApp 這種最常用的社群通訊軟體之外,還有 雲端總機。那麼,同樣可以透過網路,用 APP 或電腦來打電話,這些服務究竟有什麼不同呢?如果是公司要用網路電話來辦公務,又該如何選擇呢?

 

其實,不同類型的網路電話適用於不同的使用情境,服務的對象也不一樣,只要釐清公司使用網路電話的目的,就知道該如何做選擇了。

延伸閱讀:

為什麼網路電話 (VoIP) 已超越傳統電話,成為語音通訊新主流?
文章快速導覽:
    返回目錄導覽

    根據公司需求來挑選網路電話

    1. 個人工作室或社團經營

    如果本身是 SOHO 族或經營個人工作室,希望透過社群呈現個人風格或特色,以台灣來說,像是 Line 這種普及率最高的社群通訊軟體,是最輕鬆容易的選擇。近年來也有不少宗教團體、投資理財、和旅遊生活等「資訊分享型社團」使用隱私性相對高的 telegram。

    2. 公司內部討論

    Skype 或 WhatsApp 除了也可以用來與國外的親朋好友通話之外,也常常被用來當作公司同事間的溝通工具。如果需要更多任務管理、檔案編輯或會議視訊等功能,也有許多專門為公司內部溝通設計的軟體可以挑選,向是 Slack、JANDI、Line for Business、Skype for Business 或 Microsoft Teams 等等。

    3. 企業用戶

    如果使用網路電話的目的,是要正式以公司的身分對外進行溝通,像是客戶服務、陌生業務開發、有法律效益的商務洽談等;或是需要有公司專屬的市話號碼,好讓其他人能隨時與公司特定單位取得聯繫,那麼,最好是選擇雲端總機這種專業的企業網路電話系統。

    公司網路電話類型

    延伸閱讀:

    《TechMoon》什麼是VoIP,你的企業網站需要它嗎?

    為什麼不推薦企業用戶選擇 Line 或 Skype

    關於這個議題,也許有人會說:「我在公司也會用 Line 跟廠商講電話啊,怎麼會說企業用戶不適合呢」。的確,由於 Line 在臺灣十分的普及,大家常常會用來跟熟悉的廠商或合作夥伴聯絡。但仔細想想,能用 Line 講電話,代表已經是認識且互加好友的人,那如果聯絡對象是之前只有用 email 往來過的廠商,或是在公司網站上消費的客戶呢?

     

    對於那些做電話客服、業務開發,或是其他工作上需要大量使用電話的人來說,一些像是「顯示公司來電號碼」、「回撥功能」、或「通話錄音」之類的企業電話功能是不可或缺的。如果企業有這些需求,Line 或 Skype 就比較不適合了。

    專為企業設計的網路電話系統

    市面上標榜「企業專用的網路電話系統」其實不少,常見的名稱有「雲端總機」、「雲端市話」、「網路市話」等,每個廠商提供的服務內容也不盡相同,公司可以依照自身的需求來挑選適合的廠商,看看是否只需要節費,或是同時也需要總機、來電問候語、管理分公司等等,一些比較專業的功能。

     

    以下幾項都是企業在挑選雲端總機時,最常問到的功能,提供給大家參考:

    1. 來電顯示公司市話號碼

    前面也有提到過,來電顯示公司號碼這個功能,對某些工作的人來說是很重要的,並且必須要顯示公司官方的市話號碼(代表號)。舉例來說,商家發現客戶提供的地址有誤,需要馬上跟客戶連絡確認,這時候如果客人看到打來的不是一般市話號碼,而是不認識的行動電話號碼或 0x0 開頭,很有可能導致客人怕是推銷或詐騙而拒接。

     

    如果公司還沒有申請市話號碼,或是想要體驗雲端市話號碼的優勢,申辦 EVOX 服務就有附送1支雲端市話號碼,並可以選擇全台不同區域的區碼。

    延伸閱讀:

    開公司、申請代表號,選擇雲端市話號碼有什麼優勢?

    2. 能否保留原來的公司電話號碼

    這個問題是大部分公司在申請雲端總機時,一定會問到的。畢竟,如果要換公司的電話號碼,會被迫面臨像是重印名片、花時間到處告知廠商或合作對象等等,要處理一籮筐的問題。

     

    雲端總機廠商可以透過 特別設計的轉接盒,將使用者原來的電話號碼與雲端服務做串聯,讓使用者不用換號也能使用雲端總機服務。這樣一來,無論原號碼的電信廠商能不能讓使用者直接「攜碼」到雲端總機的電信商,都不會是問題。

    3. 電話總機功能

    這是企業用戶與個人用戶最大的差異之一。公司需要透過總機的功能,將來電引導至對的部門或人員,使來電者可以盡快被服務到;或是在午休和下班時間,引導來電者到語音信箱留言。

     

    總機功能雖然不是什麼新的技術,但是像是 EVOX 雲端總機就有提供 公司專用的管理中心,公司的主管或管理者可以隨時登入,設定公司的來電應答規則、語音選單、分機外撥權限,或是瀏覽完整的通聯記錄。

    4. 行動分機功能

    藉由雲端通訊下的新技術,現在接聽公司分機的電話不一定要使用辦公桌上的電話機,而是將 分機行動化,讓手機即是分機,隨時隨地使用手機來接聽或撥打公司電話,並享有所有企業電話的功能,包含撥出和接聽電話、保留、轉接、代接、三方通話、通訊錄和通話紀錄等。

     

    行動分機除了方便之外,也讓員工不再需要提供私人號碼給廠商或客戶,也不用每個月另外報帳公務電話費。通訊錄也有搜尋功能,可以直接輸入關鍵字來搜尋同事的分機號碼。

    5. 多據點管理需求

    對於正在擴張中,或是已經有多個連鎖店、加盟店、或分公司的企業來說,能夠用一套系統管理所有分支據點,肯定是最方便的。如果公司有這方面的需求,再挑選雲端總機時,就要選擇有 多據點管理功能 的廠商。

     

    EVOX 雲端總機的多據點服務,整合企業所有分支的電話系統,讓總公司除了可以統一處理帳務、集中控管所有分據點的通話狀況之外,也能為分公司指定管理者,讓他們自行運作,在減輕總公司 loading 的同時,給予分公司更多管理權限。