80%的員工想要遠端辦公,你的公司準備好了嗎?

2020-03-19 | 雲端總機  數位轉型  遠端辦公

根據Global Workplace Analytics(GWA) 2020年的數據顯示,高達80%的受訪者表示他們希望公司可以提供在家工作的機會,同時也認為有提供遠端辦公的企業更具有吸引力,可見遠端辦公的魅力已經受到肯定,並且可能進一步影響企業的形象。那麼,遠端工作究竟有那些好處呢?

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新型冠狀病毒COVID-19的疫情催生了遠端辦公的熱潮,但其實這並不是什麼新的議題,也不只是針對疫情時期推出的特別專案,而是一直被傳統工作觀念而箝制住的高效率工作方式。根據GlobalWorkplaceAnalytics.com (GWA) 2020年的數據顯示,高達80%的受訪者表示他們希望公司可以提供在家工作的機會,同時也認為有提供遠端辦公的企業更具有吸引力,可見遠端辦公的魅力已經受到肯定,並且可能進一步影響企業的形象。那麼,遠端工作究竟有那些好處呢?

遠端工作對企業與員工都有益處

早期大眾認為遠端工作主要是提供給員工的福利,讓員工即使搬家到另一個城市也可以繼續保有工作,但其實對於企業來說,遠端辦公可加速公司數位轉型的進度,並增加企業的免疫力,好在這充滿未知數的環境能夠靈活應變。

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對企業的好處

 

1. 增加企業廣納人才的機會
若是採取遠端工作模式,企業徵才將不再受到地點限制,世界各地的人才都能納為己用,即使中小型公司也能有國際大企業的徵才能力。

 

2. 提高生產力
包含像是Best Buy、Compaq或American Express等大公司皆表示,遠端工作的員工所表現出來的工作效率,比起在辦公室工作的員工高了15~45%不等。這數據也許會一些資方感到驚訝,畢竟公司最擔心的部分就是員工在家無法認真工作。但其實,就算員工都待在辦公室,就能保證大家都在認真工作嗎?

 

事實證明,如果公司能夠制定有效率的任務規劃方案,遠端工作反而能促使員工提高自我管理能力,進而提高團隊的工作效率。舉例來說,公司某些人員若有動不動就開會的習慣,其實常常造成與會者在沒有充分準備的情況下開會,導致無法有效地整合大家的意見,會議總是沒有結論或是事後才來繼續討論等等,浪費了會議的時間。遠端辦公可以迫使團隊更有計畫性的安排會議,無形之中可以避免掉非必要的會議,讓員工專注在完成重要的工作上。

 

3. 減少資源的浪費,成為綠色企業
GWA的數據顯示,遠端辦公讓美國企業平均一年可以省下將近$11,000美元。這驚人的數字代表許多公司的營運費用原本包含了許多成本與資源的消耗,像是不斷攀升的房租、還有硬體設備的添購與維護。許多國際大企業像是微軟等,都趁這波疫情將部分員工分批進行遠端辦公,除了節省營業成本,也減少許多紙張和水電的浪費,為環保盡一份力量。

 

4. 分散風險
遠端辦公讓企業比較不會因為單一地區的天災、傳染病、或是斷電及火災等突發傳況而全面癱瘓,即使部分員工受到影響,剩下其他地區的團隊也可以讓營運不中斷。

 

對員工的好處

 

1. 省下通勤的時間和費用
在大城市上班的人,每天最痛苦的事情之一就是通勤,不論是在捷運上擠到缺氧、在公車上因為司機踩煞車而差點摔倒、或是上下班在國道上塞到快遲到,種種因素讓每天上班前就充滿了不愉快,白白浪費了許多時光。相信許多選擇遠端辦公的人,最在意的好處就是可以不用再面對通勤的痛苦和可觀的交通費,雖然有些公司選擇提供交通補助,但體力和精神上的耗損,其實也是員工決定去留的關鍵因素之一。

 

2. 提高員工的生活滿意度
能夠兼顧生活品質的工作,毫無疑問是大大加分的。家裡若有新生兒、或是重症的親人和長輩,透過遠端工作可以兼顧工作與照顧家人。對於行動不便或是殘疾人士來說,遠端工作可以免去交通不便的問題;對於想要成為數位遊牧民族的人,遠端工作可以讓他們在任何城市或國家工作不間斷。員工也不再因為轉調部門而搬去別的城市或別的國家,不需要與家人朋友分隔兩地。

 

3. 更自主的安排工作時間
這是常常被人誤解的一點,許多主管以為遠端辦公讓員工在原本該上班的時間都在做自己的事情,但實際上是讓員工選擇最適合自己的工作方法。就像唐鳳所推廣的番茄鐘工作法,便是將專注工作和與他人聯絡(包含看信、看訊息等)的時間分開,可幫助減少工作被中斷的機率,用最少的時間完成任務,可以讓員工增加工作上的成就感。

參考文章:《科技報橘》唐鳳愛用的「番茄鐘工作法」訣竅:切換專注與放鬆模式,不必執著於時間週期

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如何挑選對的工具

工欲善其事,必先利其器,為了要讓公司在遠端辦公的模式下順利運行,採用能夠相輔相成的工具絕對是關鍵。近日企業最常使用的工具,包含像是協作平台Office 365、Google Doc、內部溝通用的Zoom、MS Teams或Slack,安排會議的Google Calendar和MS 365 Outlook,IT遠端遙控工具Team Viewer 以及對外溝通用的EVOX雲端總機等等,都擁有下述的4個特性:

1. 100%絕對是雲端服務

不論是雲端視訊、雲端協作平台或雲端電話,雲端服務絕對是基本,不然要怎麼與世界各地的同事合作呢!

2. 可以快速融合公司目前的作業流程

能夠很快速的申請並開始使用,且工具本身的導入不會跟公司其他工具造成衝突,或是能夠更好得取代既有的工具或服務。

3. 協助進行遠端管理

企業或團隊在剛開始啟動遠端工作模式時,一定會有一段適應期,需要根據一些經驗來調整工作流程。服務若能提供管理者簡單且強大的後台,將能大大幫助到主管進行遠距離管理。

4. 操作簡單易上手

複雜的工具會讓使用者挫敗且失去效率,越快讓員工上手,越快能夠提升遠端工作的效率。

EVOX 如何幫助企業實行遠端工作 »

遠端辦公的未來與阻礙

遠端辦公不只是一種工作模式,更是新時代工作文化的革命,以及企業數位轉型的里程碑。過去的工作文化強調階級和權威、從上到下的直線式管理,讓管理者和被管理者之前沒有互信,主管覺得若不時時盯著員工對方就無法事情做好。然而新時代的工作文化則恰恰相反,藉由開放的溝通方式和彈性的辦公模式,增加員工的動力和成就感,進而提升整個團隊和組織的生產力。

 

除了導入雲端工具來增加辦公效率之外,企業也要訂製適合公司文化的遠端工作SOP,好讓團隊清楚了解工作流程及目標,才能展現遠端辦公的100%戰鬥力,締造雙贏。

 

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