擔心公司遠距辦公沒效率?掌握這8個訣竅就對了

2020-04-01 | 數位轉型  遠端辦公

根據Global Workplace Analytics(GWA) 2020年的數據顯示,高達80%的受訪者表示他們希望公司可以提供在家工作的機會,同時也認為有提供遠端辦公的企業更具有吸引力,可見遠端辦公的魅力已經受到肯定,並且可能進一步影響企業的形象。那麼,遠端工作究竟有那些好處呢?

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近日越來越多企業為了加強防疫而讓員工在家工作,這對第一次執行、或是第一次大規模執行的企業主來說,無疑是營運管理的壓力測試。如果沒有好好得規劃和管理,很有可能會導致公司運作一團亂;相反地,若是能規畫得宜,並在執行中不斷改進工作流程和管理方式,在疫情過去後,留下的就不會只有財務的損失,而是被大幅提升的企業行動力,以及公司在徵才上的競爭力。

 

那要怎麼做才能讓遠距辦公運行順利呢?可以從兩種不同的角度來看: 企業團隊管理和員工個人管理。

企業團隊管理訣竅

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企業在執行遠端辦公時,切莫採取高壓的工廠式管理,像是要員工每隔幾分鐘回報進度等等,因為遠端工作的真諦是藉由正面且友善的環境,鼓勵員工更積極自主的工作,不間斷的擾民只會造成士氣低落。以下提供5個培養高效率遠端團隊的訣竅,讓主管單位即使看不到人一樣可以管理團隊。

1. 更明確的工作目標和任務分配

在無法隨時見面的情況下,每個部門從團隊到個人,都要設立明確的目標以及任務分配,就可以幫助組員了解自己每週或每日該做的事情。而除了每日要完成哪個東西這種工作進度,公司更需要關注專案進度,所以一開始便要將每個項目的責任歸屬分配清楚,避免讓幾個人同時負責同一件事,造成重工或踢皮球效應,公司可以趁此時培養更有效率的流程,審視並改正一些過去有問題的作法。

2. 善用雲端協作平台來安排工作

對於早已採用Trello、Slack或Jira等雲端工具來管理專案和安排任務的公司來說,即使突然要全面遠端作業,因為員工都已熟悉工具跟流程的緣故,團隊在專案合作上面比較不會有什麼影響。若是公司尚未使用雲端版專案管理系統,也許現在正是轉換上雲的好時機。

3. 會議日曆透明化

鼓勵團隊成員將所有的會議都標註在公司帳戶的 Google Calendar 或 Outlook Calendar 上,並且盡可能備註會議討論的內容,這樣不僅可以讓會議主持人更快的安排會議時間,若是遇到會議時間有衝突的時候,可以透過備註,初步判斷會議的優先次序。

4. 雲端式Team Building

遠距辦公最大的挑戰之一就是維持團隊士氣,沒有了「見面三分情」,同事之間的感情很容易趨於冷淡,無形之間在工作中造成孤獨感。那要怎麼解決孤獨感的問題呢?

 

哈佛商業學院教授 Prithwiraj Choudhury 在研究遠距辦公案例時,發現「披薩會議」對於維持團隊士氣有非常正面的效果。主管為每個與會者訂購同一種口味的披薩,並同時間在視訊會議上享用,營造出身理上的連結,就好像大家是在同一個會議室一起吃披薩的意象。

5. 專業形象不受遠距影響

如何讓遠距員工在對外溝通時維持企業的專業形象,也是企業主很關心的問題。視訊會議平台 Zoom 近日分享了一些關於遠距會議的訣竅,像是在家進行視訊會議時,不要穿著睡衣或居家服,而是維持平常上班時的穿著;或是可以透過 Zoom 的「虛擬背景遮罩功能」來更換視訊時的背景畫面,這樣就不必擔心在跟重要的客戶或廠商洽談時,被看到家裡的樣子或是有人或寵物走來走去。

 

在員工對外通話方面,可以透過EVOX雲端總機,從家裡用公司的代表號撥出或接收電話。客服人員可以用原先的客服專線來接聽客人電話,業務也可以用公司代表號撥出給客戶或廠商,不僅可以展現公司專業形象,而且客戶不會感受到員工其實在家上班。

員工個人管理訣竅

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遠距辦公講求的就是企業與員工之間的互信,而當公司決定採取信任的管理方式之後,員工若能展現正面積極的工作態度,會讓主管以及老闆對員工更信任,整個工作文化便可以進入正向循環。但每個人都有惰性,不在辦公室工作,要如何減少干擾並提升自我管理呢?可以先從以下3個訣竅做起。

1. 維持固定作息,與團隊統一上班時間

要提醒自己,雖然不在辦公室但還是在工作中,起床、上班、午餐和下班都應該有固定時間。如果想要抑制賴床的問題,可以設定一些線上打卡機制,或是每天早上定時與團隊在群組道早安等等。固定的下班時間也可以幫助切換成下班模式,減少生活跟工作分不清楚的狀況。

2. 找到能專心工作的環境

人很容易受到周圍環境的影響,就像上班族一走進公司的大門就會自動切換成上班模式一樣,遠距工作者也要尋找一個最能讓自己專注工作的地方。以在家工作來說,可以將書房或是特別的區域劃分成個人工作間,並且固定都在那裏工作,長時間下來便可以養成一進入那個空間便切換成工作模式的習慣。除了自己家裡,也有許多遠距工作者喜歡到WiFi穩定的共同空間、較安靜的咖啡廳或圖書館等地方工作,主要就是看哪個環境最能專心。

3. 展現積極的工作態度

在剛開始進行遠距工作時,員工若能展現主動積極的態度,像是主動進行每日每週的進度報告,或是遇到問題時第一時間提出來討論等等,都能讓自己看起來更值得信賴,主管也會因為信任感而不用緊迫盯人地追蹤進度。

掌握危機帶來的轉機

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這波疫情對所有企業來說都是個挑戰,即使熟悉網路科技、即使已經用過視訊會議、雲端管理平台和其他工具,為了配合遠距工作而調整的管理方式和作業流程都需要一點時間適應。也許正因如此,還是有許多企業遲遲不敢進行遠距辦公,但當你正猶豫不前的時候,總會有人懂得掌握危機帶來的機會,將危機變成轉機,趁這時優化公司的數位辦公軟實力。疫情和危機總會過去的,而當他們過去了以後,企業之間的數位實力差距將拉大,你的企業會屬於哪一邊?

 

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