公司搬家總機轉移問題多,雲端總機 (VoIP) 免移機也不需換號

2020-08-28 | 雲端總機  VoIP  企業雲端化  行動分機

公司在成長中的過程中,會需要陸續擴編、成立新團隊、或發展新部門,這時候就會需要搬遷到更大或更新的辦公室地點。公司搬家比個人或家庭的搬遷複雜多了,需要規劃辦公室搬遷流程,照著清單和流程,按部就班的處理。而在眾多代辦事項中,公司電話總機的轉移或移機,是需要優先處理的項目之一。

公司搬家-雲端總機免移機

公司在成長中的過程中,會需要陸續擴編、成立新團隊、或發展新部門,這時候就會需要搬遷到更大或更新的辦公室地點。公司搬家比個人或家庭的搬遷複雜多了,需要 規劃辦公室搬遷流程,照著清單和流程,按部就班的處理。而在眾多代辦事項中,公司電話總機的轉移或移機,是需要優先處理的項目之一。

 

公司電話總機,或稱作電話交換機,最主要的功能,就是讓打電話來的人盡快找到對的人接洽。如果公司員工有專屬的分機號碼,通常就代表公司是有總機系統的。但是,你知道嗎?電話總機移機這件事,比想像中還複雜,且會產生一連串的後續問題。

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    電話總機(交換機)移機的常見問題

    公司搬家-總機移機問題

    1. 搬家竟然要換號碼?

    電話移機比網路移機麻煩,因為電信供應商的機房是有分區域的,電話的前三碼會因區域而有所不同。也就是說,不僅是搬到外縣市要換區碼,光是跨區域就會面臨要換號碼的問題,同時還會產生移址的費用。想要了解更多,可以參考這篇 搞懂移機有哪些選擇。

     

    如果原本是使用商務中心、共享空間辦公所提供的號碼,通常也是無法攜碼的,一旦公司要換去其他地方,也是要面臨換號碼的問題。

    2. 新辦公室的隔間設計受到牽制

    換到新的辦公室很令人興奮,除了可以設計嶄新的裝潢,也可以規劃新的隔局,打造員工交誼廳、會客區之類的地方。但是,好不容易規劃出來的新辦公室隔局,卻可能因為實體電話線的長短,或機房位置的限制等原因,影響整個空間的配置,導致某些美好的新規劃因此而作罷。

    3. 搬家中對外聯絡停擺

    在搬家的過程中,因為要重拉電話線和搬運總機設備,公司電話會有一段時間不能用,可能會導致漏接重要的電話。即使提前在官網或粉絲團公告,客戶也不見得都能看到這些訊息,這時候若是遇到急件要處理,就會造成一些困擾,甚至客訴。以往為了解決這種問題,員工只好用私人手機號碼與廠商或客戶連絡,公司無法分明。

    4. 電話移機和牽線好複雜

    拉線工程和移機,是不是聽起來就很複雜?尤其是對於沒有 IT 人員的公司來說,除了要瘋狂爬文學習專業的技術,還要擔心如果弄不好,導致公司對外聯絡停擺怎麼辦。

     

    如果不敢自己處理,有些公司會選擇向搬家公司加購「電話交換機移機服務」。但是,那下一次搬遷怎麼辦呢?有沒有更划算且永續的解決方案,可以省下這筆費用呢?

    5. IT 人員的負擔

    在搬遷前,IT 或總務真是忙翻了!要對各項設備、話機進行一輪檢測。搬到新地點後,也必須要用最快速度,安置好公司的機房和印表機等。更煩人的是,還要幫所有員工安裝電話機,並確保都能正常運作,萬一遇到某些電話機突然不能用了,真的是會焦頭爛額。

    6. 話機在搬家中損壞

    電話機很常在搬遷的過程中損壞,除了經濟上的損失,也嚴重影響像是客服、法務或業務單位的工作。

    既然電話總機移機的問題這麼多,那有沒有更聰明的解決方案呢?

    企業搬遷選擇雲端總機,免移機也不需換號

    雲端總機如何解決公司搬家問題

    雲端總機 是什麼?
    大家都很熟悉像是 Google Drive、Adobe 之類的雲端服務,而電話系統其實也有雲端的,那就是使用網路通訊技術的雲端總機,又叫做雲端交換機(VoIP)。

     

    為什麼推薦雲端總機給準備要搬家的公司呢?他有什麼好處?

    1. 沒有移機問題

    雲端總機最大的優勢,就是無硬體設備,也不需要實體電話線。與傳統總機恰恰相反,一開始就可以省去硬體安裝的費用,即使遇到搬家,也不需要擔心移機的問題,同時也可以節費。

    2. 換區不用換公司代表號

    雲端總機服務通常會搭配雲端市話號碼,藉著雲端通訊技術的優勢,不會受到機房地點的限制,即使換區也不用換號碼,免去重印名片、舊客戶找不到人的問題。

    延伸閱讀:

    開公司、申請電話號碼,選擇雲端市話號碼有什麼優勢?

    3. 總機系統轉換不須換號

    如果是從傳統總機轉到雲端總機,可以不換公司代表號嗎?答案是可以,透過轉接盒,可以串聯公司原來的號碼,不換號也可以使用雲端服務。

    4. 分機轉手機

    雲端總機可以在不同的裝置上使用,針對常在外奔波的業務、或是公司本來就沒有使用總機系統的人員,可以下載 行動分機APP,用手機來撥出或接收公司分機的電話。這樣做的好處是,即使在搬家的路上,都能繼續以公司號碼來通電話,對外聯絡不停擺。

    5. 更多專業功能

    除了能解決不少公司搬家的問題,雲端總機還有更多專業的管理功能,使用者可以自行登入 管理中心,為新人配置分機、設定分機或部門的外撥權限、設定休息時間撥放語音訊息、瀏覽通聯記錄、聽取通話錄音、或是設定分公司帳號等,管理公司電話不求人。若有需要,也可以加購電子傳真或直撥專線等功能,讓公司的通訊網絡更加完善。

     

    由於雲端總機對台灣市場來說,算是比較陌生的服務,以下列出幾個企業常見的疑問,做為評估時的參考。

    對於雲端總機的疑問和考慮點

    1. 導入新系統會不會很難上手?

    對於用慣傳統總機的公司來說,會對使用雲端總機的系統、APP 感到陌生,擔心員工是否很難上手。市面上有不少雲端總機廠商,文字或口頭上的描述,終究比不上實際的體驗,使用者行為只要試用一下就很清楚了。

    2. 通話品質如何?

    在比較雲端總機廠商的時候,通話品質當然是最重要的參考點之一,這個部分的道理同上,可以在試用的期間來感受。

    延伸閱讀:

    為什麼網路電話 (VoIP) 已超越傳統電話,成為語音通訊新主流?

    3. 搬家公司的 VoIP 套裝服務

    某些搬家公司也有提供 VoIP 或行動分機的套裝服務,可以在搬遷的時候順道換系統,一條龍作業很方便。不過,由於 VoIP 廠商的品質也是百百種,如果是第一次嘗試雲端總機或 VoIP 電話的公司,建議申請試用,確認一下該廠商的通話品質和 APP 介面,是否符合公司的需求。