傳統的市話號碼只有帶一條電話線路(進線),當有人正在通話時,這條線路就被「佔線」,其他人就無法使用了。為了解決這個問題,除了跟電信商購買多條線路之外,雲端市話和雲端總機,也許是更划算有效率的方法。
在工作上,我們或多或少聽過,因為電話線路正在被某些員工使用中,也就是所謂的「佔線」或「忙線」,所以其他要用電話的人,只能焦躁乾等的情況。但是,公司電話若常有佔線問題,可能會導致員工因為無法即時處理重要的事情,進而造成客訴、糾紛、或給公司帶來負面的印象。
那麼,為什麼有些公司會常有佔線問題,解決的方法又有那些呢?
為什麼公司電話常佔線?
簡單一句來說,就是電話線路不夠用。
傳統電信的市話號碼只有一條線路,如果公司只有一支市話號碼,當有人正在電話上的時候,那條唯一的線路就被佔用了,所以才會叫做「佔線」或「忙線」。
舉例來說,若是在雙11、周年慶、或任何重要的交易期間,貨物因為天災人禍而突然延遲,需要盡快同時聯絡廠商和客戶。這時候,明明有多個員工,卻因為只有一條電話線路,被迫只能先連絡其中一方,而讓另一方覺得,公司的危機處理能力令人質疑。
解決方法 1 – 購買多條實體電話線路
1. 購買實體線路有那些費用
為了讓多名員工可以同時進行通話,常見的做法就是,除了公司代表號之外,另外跟電信商多買幾個號碼(線路),外加申請自動尋線(自動跳號)功能。購買號碼除了月租費,還有請專人來拉線的費用。對於有大量通話需求的業務、或客服單位,就又是一筆開銷。
不少新創、中小企業為了節省開支,選擇多人共用一台電話機,造成員工常常要搶電話的問題。或是為了讓多台電話機共用一線,還要另外買電話線分接器來裝。
2. 實體電話線容易限制辦公室格局
實體電話線的缺點,就是會限制住空間的運用。當遇到辦公室搬家、或重新裝潢的時候,就會限制辦公室各區域的規劃。如果公司想要走「行動辦公」、或是向共享空間那樣的自由設計,就不太適合再選擇實體電話線路。
解決方法 2 – 雲端市話和雲端總機
1. 雲端市話讓電話可以有多條進線,內線互撥不佔線
雲端市話就是以市話號碼來顯示的雲端號碼,與早期那種一堆亂碼組成的虛擬號碼不同,會包含區碼(像是 02、03…),同時也可以被回撥。
EVOX 的雲端市話 是透過雲端總機來運作,藉由雲端通訊技術,一支號碼可以包含多條線路,讓多個員工都能同時通話。除此之外,內線互撥也不算佔線,讓同仁間的溝通無阻礙。
EVOX 基本方案就有包含 2 條線路,除此之外還有總機、1 支公司代表號、5 個使用裝置、以及管理後台等功能,詳細的方案內容可以參考此 價格頁。
2. 雲端服務不會限制辦公地點
由於 EVOX 是 100% 純雲端,辦公室裝潢、或是設計新辦公室格局時,完全不需要擔心機房、和實體電話線的放置問題,美好的創意也不會被挾制。就連正在進行辦公室搬家的時候,也可以使用 EVOX 行動分機保持對外聯絡,電話系統一刻都不需要停擺。
除了上述的特性之外,雲端市話還有其他的延伸應用和優點,像是可以保留現有的公司代表號、以及作為電子傳真使用等等,詳細內容可以參考下方延伸閱讀文章。