公務手機落伍了!行動分機把公司分機轉到手機來接,無須申請指定轉接、MVPN、或雙卡機

2020-10-16 | 行動分機  行動辦公

對於 21 世紀的業務來說,行動分機是最智慧又輕便的企業通訊軟體,不但可以用手機來接聽公司分機電話,還可以解決過去只能使用公務手機、或提供私人號碼的一些問題。

行動分機用手機接分機

對於每天要在外面跑來跑去的業務、編輯、或司機來說,不管有沒有疫情,都要做到 WorkFromAnyWhere 的境界,隨時與客戶保持聯繫。過去為了做到這一點,公司常見的做法有:申請公務手機、MVPN、手機指定轉接、或讓員工使用雙卡機等等。

 

但這幾種做法其實各有各的問題,像是這篇 PTT 的文章 辦公務門號還是用私人號碼綁MVPN,就有不少人在討論這個議題。

 

比起上面提到的幾項舊式做法,行動分機也許才是更好的解決方法。不但可以用手機來接聽公司分機電話,還可以解決過去使用公務手機、或提供私人號碼所產生的一些問題。

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    行動分機是什麼?

    行動分機是什麼

    行動分機 雲端總機 延伸出的應用軟體,不同於傳統的分機只能在桌上話機使用,行動分機 App 可以安裝於手機等行動裝置上,等於用手機就可以撥出、接聽公司分機的電話,非常適合常常在外走動的商務人士。

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    行動分機可以解決那些問題?

    行動分機公私分明更專業

    1. 手機接分機 ,無需桌上話機,不用再帶公務機

    以往為了外出時不漏接客戶的電話,業務可能要隨身多帶一台公務用的手機,但是公務機又重又有搞丟的風險,並不是很人性化的選擇。而桌上話機的成本跟維護,對於常常在外的業務來說,也很不划算。

     

    比起同時有桌上話機,又要另外帶一台公務機,如果只要在原本的手機安裝行動分機 App,就可以隨時接聽公司分機、或業務專線的電話,對於在外奔波的業務人員來說,絕對是比較輕便又智慧的選擇。並且,休假的時候還可以設定勿擾模式,讓同事幫忙代接,既不影響公司業務,又能保有私人生活的平衡。

    2. 撥出顯示公司號碼,比私人手機號碼更顯專業

    為了讓客戶更容易找到自己,許多業務人員會提供私人手機號碼給廠商或客戶。但這樣無法分明公與私,其實會產生不少問題,像是休假還是很容易收到客人電話,或是客人看到來電是不認識的手機號碼就拒接等等。

     

    使用行動分機,只要提供專屬的分機號碼、或是業務專線號碼,就可以透過行動分機 App 隨時接聽客人、廠商打來的電話。對於在新創公司打拼的人來說,名片上有公司代表號和專屬分機,也比較能建立專業與信任感。

     

    另外一個很重要的特性,就是在打給客戶或廠商時,來電會顯示公司代表號,比較不會被誤判成推銷或詐騙電話,同時更能顯出你的專業。

    3. 不需報帳手機通話費

    如果是使用公務機、或私人號碼來處理公事,通常就需要每個月或固定時間來報帳手機話務費。除了要提供通聯記錄證明,遇到撥打國際、或一些特殊的狀況也可能產生爭議,很麻煩。

     

    用行動分機 App 打電話,電話費會直接計算到公司的帳戶,由公司統一支付,員工就不需要再預支或報帳了。EVOX 的管理後台 會顯示完整的通聯紀錄,主管或會計可以直接瀏覽、或下載員工的使用情況。若有需要,主管也可以在後台設定外撥權限,掌控分機是否可撥打國際電話等等。

    4. 隨時打開員工通訊錄,與分公司同事通話免費不佔線

    使用公務機、或手機的預設電話 App,若要聯絡同事,需要自己記得分機號碼,或是每次都要麻煩同事幫忙轉接,不夠有效率。

     

    EVOX 行動分機 App 內建公司通訊錄,可以用姓名搜尋的方式,快速找到並聯絡上同事。除此之外,通訊錄還可以查詢集團內其他分公司的分機號碼,與不同辦公室、甚至不同國家的同事聯絡都更為方便,而且都算內線互打,不會產生國際或漫遊費用。

    5. 專業的企業電話功能,隨時查看通話紀錄

    一般手機電話只有基礎的撥接功能,無法進行多人討論。遇到無法接聽電話的時候,也只能孤立無援,沒辦法設定指定轉接,或請同事代接。

     

    EVOX 行動分機除了基本的撥接、保留通話外,也具備完整的企業電話功能,像是三方通話、指定轉接、通話紀錄 、個人語音信箱、和群組響鈴等等。除了方便進行比較複雜的商務洽談之外,在無法接電話的時候,同事也可以幫忙伸出援手、代接電話。

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