什麼是群組響鈴？
群組響鈴又稱作群組振鈴，英文是 Group Ring 或 Ring Group。群組響鈴的運作方式：只要有人撥打群組的直撥號碼或指定代碼，群組內所有分機都會同時響鈴。主要的作用就是讓同部門、群組內的成員可以互為職代，減少來電者等待時間，也不用擔心休息時間漏接重要的電話。
群組響鈴功能常常被應用在像是業務、客服或會計等部門，在有效的運用下可以大幅增加企業的客戶服務效率及體驗。
群組響鈴常見的 4 種應用
1. 人數較少的新創公司或微型企業
在人力有限的情況下，公司可以怎樣避免客戶打來找不到人，或是減少客戶的來電等待呢？該不會是讓員工都不能休息或上廁所吧？當然不是囉！只要透過群組響鈴就可以解決這個問題了。
以 EVOX 群組響鈴 為例，只要在管理中心建立 1 個群組，把所有員工的分機都加到群組裡面，再根據需求設定響鈴的一些規則就完成了。當有電話打進來時，所有員工的分機會同時響鈴，這樣誰有空就誰先接聽電話，比較不怕漏接重要的電話。
2. 同部門間的互助合作
如果公司中有多個部門，也可以透過使用群組響鈴來加速轉接過程。為不同部門像是銷售、技術支援或法務等設立各自的群組和指定代碼，讓來電者可以藉由語音選單轉接到對的單位，像是 “按 1 轉接銷售”、“按 2 轉接技術支援”之類。
當有電話打來某一部門時，同部門內的所有成員會同時響鈴，這樣做的好處是，就算來電的廠商或客戶不知道要找哪一負責人員也沒關係，因為同部門的人最了解彼此的工作，可以快速轉接給對的人。
3. 電銷部門
為積極的銷售團隊設置群組響鈴也是很常見的應用，將同一個產品的銷售團隊設定成 1 個群組，電話打來時群組的所有成員同時響鈴，先搶先贏，讓積極的業務不放過服務每一個客人的機會。
4. 微型客服單位
以客服單位來說，如果是只有 1 ～ 2 個人、也沒有區分不同服務對象的微型客服單位，群組響鈴的功能的確就夠用了。但是，如果團隊權責分明，希望可以精準分配來電給對的人，同時也能在忙碌的時候將來電自動排序分配的話，就需要像 EVOX Connect 這樣的 Call Center 客服系統了。
EVOX Connect 可以透過 ACD 和 IVR 功能 來設計來電應答流程，讓客戶更快找到對的人，同時平均地分配來電給每個專員或客服。除此之外，EVOX Connect 還有詳細的通話紀錄和客戶資訊庫，讓客服專員可以在接到電話的第一時間閱覽客戶的紀錄，快速掌握情況，並且也能在通話中即時註記重點、追蹤訂單、安排後續任務和管理通話錄音等。
群組響鈴的來電等候設定
雖然說群組響鈴可以有效地減少未接來電和來電等太久的問題，但公司總會有遇到忙不過來的時候，譬如說像是特價活動檔期、或是遇到特殊狀況等等，這時候如果有人打來，但所有工作人員都在忙線或無法接聽電話時，該怎麼辦呢？這時候就需要使用「來電等候設定」的功能了。
1. 設定來電等候語音
來電要響幾次沒人接才播放請對方等待的語音呢？這個問題可能每間公司的標準都不一樣，因此 EVOX 讓使用者可以自行調整這個功能。使用者可以設定在來電響鈴多少次後仍未被接聽，再來撥放來電等候語音，讓來電者可以自由決定要繼續等候或稍後再撥。
2. 設定最長等待時間
在所有工作人員都無法接聽電話的情況下，比起讓來電客戶永無止境的在線等候，也許更需要設定停損點，請客戶晚一點再致電連絡。EVOX 可以設定「最長等待時間」，也就是當來電者在線上等待超過數分鐘後，系統將撥放語音選單，讓來電者選擇要進行留言、直接掛斷或轉接其他部門。
3. 設定群組語音信箱
為了讓暫時沒被服務到的來電客戶留下聯絡資訊或重要的訊息，可以將群組內的某一位成員設定成留言的指定信箱，當來電超過「最長等待時間」仍未被接聽時，來電者除了掛斷電話之外，也可以選擇到指定信箱進行留言，減少因為未接電話而造成的業務損失。
