遠距上班少不了雲端總機,企業防疫加速數位轉型

2021-06-09 | 雲端總機  數位轉型  遠端辦公  行動辦公  異地辦公  企業防疫

遠距上班用雲端總機和行動分機,在家照常用公司電話號碼對外聯絡,總機人員不用輪流到公司接電話,企業防疫同時完成數位轉型。

遠距用雲端電話

三級警戒敲醒數位轉型大鐘,企業和學校紛紛緊急部署居家上班和異地辦工,為了能讓員工在家也能有效率地工作,公司會購入所謂的「異地辦公防疫包」,也就是各種遠距商務工具

 

然而除了視訊會議軟體、遠距教學軟體、遠端打卡或點名系統之外,雲端總機(網路電話總機系統) 也是那個不可或缺,卻很容易被忽略掉的一環。

延伸閱讀:

數位轉型起手式-淺談企業內部雲端化的必要性
文章快速導覽:
    返回目錄導覽

    為什麼公司遠距部署少不了電話?

    因為像是業務、客服、技術支援等等之類,需要常常對外聯絡的人來說,很多臨時狀況是不能只用文字訊息來溝通的,譬如說處理緊急的訂單、客訴、長輩叫車到醫院、法律諮詢或商業洽談等等。

    數位轉型前,員工遠距上班,公司電話怎麼處理?

    員工都在家上班,公司電話沒辦法跟住家的串接,當公司的電話系統沒有數位轉型成雲端電話系統,而是採取一些較傳統的做法,將會產生一些問題。

    1. 總機人員輪班回公司

    為了能不漏接公司電話,有些公司會選擇讓人員輪班回公司,專門去接總機電話。但這樣除了降低防疫的效率之外,在人力的運用上也不是很有效率。總機人員無法當下轉接電話給同仁的分機,需要自己寫下來電者的需求,再另外請同事回電,萬一遇到很急的客人就容易產生客訴。

     

    有些工作的確非常難遠距,但總機人員其實有更好的選擇。

    2. 用私人手機對外聯絡

    另一種常見的作法,就是用私人手機號碼。除了業務以外,像是學校的輔導老師、心理諮詢或 HR 獵人頭顧問,也由於需要常常透過通話來聯絡,被迫面臨是否要提供私人號碼這樣的問題。除了要犧牲員工的個資,也容易產生公私不分又難報帳的問題。

    3. 指定轉接給單一同仁

    有些已有傳統交換機的公司,會選擇將公司的代表號指定轉接給某一位同仁的手機,統一由他接聽。缺點是當然很不方便,來電者等待的時間會變長,而且轉接到手機又會增加一筆費用。

    4. VPN 與 MVPN 網路電話

    還有一種做法,是用 VPN 連線回公司的網路電話類型。這種作法除了容易耗能、網路不穩之外,通話等各種功能上還是比傳統電話少一些,像是要外撥顯示公司代表號等等,這類功能很可能需另外加購。

     

    MVPN 雖然可以讓公司電話串接到員工手機,但還是需要員工自行報帳話務費,且必須是跟公司同一間電信業者。

     

    與上面幾種方法比起來,雲端總機不但沒有上述這些問題,還有更多優勢可以幫助企業有效率地佈達遠距辦公。

    雲端總機如何提升遠距效率

    雲端總機遠距好處

    1. 線上申請零接觸,快又安全

    遇到危機才看出解決問題真實力!

     

    在疫情爆發後,雲端服務的優勢一覽無遺。首先是線上申請通過後,很快就可以開通使用了,不像傳統總機需要等專人來拉電話線跟安裝總機。再來就是能減少人與人的接觸,總機人員不用只為了轉接電話而到公司輪班,讓企業防疫更安心。

    2. 對外聯絡依舊用公司電話號碼

    同樣是網路電話,Line 或 Skype 只能跟認識並已加好友的人溝通,但總不可能把每位客人都加成 Line 好友吧!

    延伸閱讀:

    為什麼不推薦企業用戶選擇 Line 或 Skype?

    雲端總機雖然也是網路電話,但就像一般公司電話總機那樣,可以接聽打到公司的電話,也可以用公司代表號撥出。一方面顯得比較專業,另一方面也能保護個人隱私,不會讓員工或雇員的私人手機號碼散播在各處。

     

    即使已有 公司代表號 也不必擔心,只要加裝一個轉接盒,就能將原本的電話號碼串上雲端總機,不需更換任何聯絡方式,就能在家與客戶或廠商保持聯繫。

    3. 雲端服務導入容易,員工一用就上手

    非常時期需要的是導入最快、使用者行為最簡易的工具,才不會讓員工越用越挫敗,白白浪費寶貴的時間跟精力。EVOX 雲端總機將使用介面設計得簡單易上手,功能很容易找到,操作上也很直覺,能夠大幅縮短員工適應新工具的時間。

    4. 從行動分機到電腦版,應用更多元

    由於雲端總機講求的就是彈性和靈活性,要能適用於各種不同需求,所以也能搭配不同的裝置來使用,包含 手機(行動分機)、電腦版和 IP 電話

     

    員工不管是在家上班或出差,都能用行動分機隨時撥接電話,不怕漏接重要的客戶訂單。對於要講一整天電話的客服來說,選擇用電腦版搭配耳機的用法,就不用夾著脖子造成肩頸痠痛,或是擔心手機講久會發燙之類。

    5. 專業雲端客服功能,遠距服務不馬乎

    對於電話量較大的客服或業務團隊,單純的總機轉接分機功能可能不夠用,他們需要一些更智慧、省人力和減少人為失誤的進階功能。EVOX Connect 將專業的客服功能盡量簡化,並讓主管或管理者能自行在後台進行設定,在大多數時候都不用透過廠商來執行。

    延伸閱讀:

    遠距工作的需求大增,促使客服團隊加速雲端化

     

    舉例來說,自動來電分配系統(ACD) 除了可以透過多層選單,將來電者轉接給對的人之外,也能設定忙線時把來電依序排隊,並分配給下一位有空的專員,同時有語音告知客人現在忙線中,避免客戶誤會沒人接電話。

     

    結合了電話和客戶資訊管理的 專員 App,解決了以往電話和 CRM 沒有整合所造成的問題。譬如說,客服人員通話中將客戶的需求手寫或註記在 excel 表中,在掛斷電話後,還是需要另外打開 CRM 來手動 key 入新增的資訊,記錯或人為失誤的可能性較高。

     

    而 EVOX Connect 的專員 App,將通話畫面、通聯記錄和客戶購買歷史等,各種資訊都統一顯示在同一畫面。當客戶電話一打來,專員可以在第一時間瞭解這個客戶的需求跟喜好,提供最個人化的服務。除此之外,還能在通話同時註記重點,資訊即刻存入雲端,就算是代接電話也不怕漏傳重要的訊息。

    6. 用線上後台輕鬆遠端管理

    所有員工的通聯記錄、通話錄音和通話費用,管理者或主管都能在 EVOX 管理中心(線上後台) 進行瀏覽或存出,員工也不再需要自行報帳話務費,一切都由公司統一處理。

     

    管理者也能透過線上後台新增、刪除或編輯分機使用者資訊和外撥權限,人員異動不再那麼麻煩。遇到連假或突發狀況,可運用文字轉語音功能,立刻更新來電問候語和選單內容。

    從防疫看數位轉型必要性

    數位轉型必要性

    其實這幾年一直有人在推廣數位轉型,但真正有動起來的公司卻沒有那麼多,一直到 2021 年社區群聚感染爆發,台灣才開始大規模以遠距辦公來防疫。也是在這個緊急部署遠距的時刻,很多人認識了雲端總機,並開啟了公司的數位轉型之路。

     

    然而,雲端總機並不只是「辦公防疫包」的工具之一,而是企業在數位轉型時不可缺少的一塊。

     

    除了支援遠距辦公之外,雲端總機也能解決傳統總機在遇到公司搬家、總機設備老舊維修時,無法處理的挑戰和問題。除此之外,若是公司要規劃開放式辦公空間、希望行動辦公不受地點限制、或是有多間門市、分公司或多據點管理的需求時,也能透過雲端總機輕鬆達成。

    延伸閱讀:

    比較雲端總機跟傳統總機有什麼不同

    在後疫情時代,數位轉型已是企業競爭力的必要指標,當下一次危機來到,當潮水退去之時,誰沒穿褲子將被一覽無遺。